Ein Terminbuchungstool für 89 Euro im Monat, ein Rechnungsprogramm für 12 Euro, eine Warenwirtschaft für 149 Euro pro Nutzer, oder doch eine eigene Anwendung? Genau dann wird klar: Individuelle Software erstellen lassen ist keine Frage der Firmengröße, sondern des Ablaufs. Was kostet das also wirklich, und für wen lohnt es sich? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, was die Software in deinem Betrieb leisten soll. Ein Kalkulator auf der Website kostet etwas völlig anderes als eine Anwendung, mit der sechs Monteure, zwei Fahrzeuge und die Buchhaltung jeden Tag arbeiten.
Als Webdesigner aus Wetzlar baue ich Websites und seit 2026 auch Software für Betriebe in Mittelhessen, und die Frage nach dem Preis sollte nie die erste sein. Entscheidend ist, welcher Ablauf in deinem Betrieb heute Zeit, Geld oder Nerven kostet. Ablauf vor Technik: Erst muss klar sein, was jeden Tag von Hand passiert und wer daran beteiligt ist. Dann lässt sich entscheiden, ob Fertigsoftware reicht oder ob sich eigene Software lohnt.
Individuelle Software erstellen lassen: Was es kostet
Individuelle Software ist keine App aus dem Store und kein Programm, das auf jedem Rechner installiert werden muss. Für kleine Betriebe ist es fast immer eine Webanwendung: Sie läuft im Browser auf Handy, Tablet und PC, hat Zugänge für das Team und liegt auf einem deutschen Server unter der eigenen Domain. Der Unterschied zur Fertigsoftware liegt nicht in der Technik, sondern im Ausgangspunkt. Fertigsoftware bildet den Ablauf ab, den der Hersteller für typisch hält. Individuelle Software bildet deinen Ablauf ab, mit deinen Begriffen, deinen Rollen und deinen Ausnahmen.
Wer eine Website erstellen lassen will, kennt das Prinzip schon: Erst das Ziel, dann die Umsetzung. Bei Software ist es genauso. Typische Beispiele: ein Planungstool für Einsätze und Fahrzeuge, ein Angebots- und Rechnungstool mit den eigenen Paketen, eine kleine Warenwirtschaft für Bestand und Lieferanten, ein Kundenportal mit Auftragsstatus und Dokumenten, ein Bestellsystem für die Gastronomie oder eine Automatisierung, die Bestellungen prüft und den Einkauf anstößt. Welche Werkzeuge ich konkret baue, steht auf der Seite Individuelle Software.
Woran du erkennst, dass sich eigene Software lohnt
Nicht jeder Betrieb braucht eigene Software. Drei Situationen sehe ich in Wetzlar, Gießen und Umgebung immer wieder, und in allen dreien rechnet sich der Bau meist innerhalb eines Jahres.
Die Fertigsoftware verbiegt den Ablauf
Das Terminbuchungstool kennt keine Touren, das Rechnungsprogramm kennt keine Pakete, die Warenwirtschaft verlangt Artikelnummern, die es im Laden nie gab. Das Team baut Umwege, pflegt Listen daneben und am Monatsende stimmt keine Zahl. Wer täglich gegen sein Werkzeug arbeitet, zahlt den Preis nicht im Abo, sondern in Stunden.
Drei Tools laufen nebeneinander
Eines für Termine, eines für Rechnungen, eines für Kunden. Jedes kostet 30 bis 100 Euro im Monat, keines redet mit dem anderen, und jede Adresse wird dreimal eingetippt. Eine Anwendung, die diese Dinge zusammenführt, ist über zwei Jahre oft günstiger als die Summe der Abos, und sie passt.
Provision oder Handarbeit fließt jeden Tag
Bestellungen über ein Portal kosten 13 bis 30 Prozent. Bestellungen aus dem Onlineshop werden von Hand geprüft, beim Lieferanten eingegeben und verfolgt. Beides sind laufende Kosten, die eine eigene Anwendung auf null bringt. Das ist der Fall, in dem sich eigene Software am schnellsten rechnet.
Wann Fertigsoftware die bessere Wahl ist
Ehrlich gesagt: oft. Das gilt bei Software genauso wie beim Webdesign in Wetzlar, wo ein sauberer One-Pager manchmal mehr bringt als zehn Unterseiten. Wer nur Rechnungen schreibt und keinen besonderen Ablauf hat, ist mit Lexware oder sevdesk ab etwa 8 Euro im Monat gut bedient. Wer nur Termine braucht und ein Standardkalender genügt, bekommt das bei Timify oder Shore ab 25 Euro im Monat. Individuelle Software erstellen lassen lohnt sich erst, wenn der Standard nicht passt, wenn mehrere Tools ersetzt werden oder wenn Provision und Handarbeit im Spiel sind. Ein seriöser Anbieter sagt dir das im ersten Gespräch, auch wenn er dann keinen Auftrag bekommt.
Zwei Beispiele aus der Praxis
Yagi Sushi in Gießen wollte weg von bis zu 30 Prozent Portalprovision. Aus dieser einen Anforderung ist ein eigenes Bestellsystem entstanden: Bestellseite mit Bowl-Konfigurator, Küchen-Tablet mit Alarm und Zeitfenstern, Fahrer-App mit Tourenplanung, Auswertung mit Kassensturz. Seit August 2026 läuft das jeden Tag, auf dem Hosting des Restaurants. Am ersten Tag hat jeder fünfte Besucher der Bestellseite tatsächlich bestellt. Was dort einmal als Maßarbeit entstand, gibt es heute als fertiges Produkt für andere Restaurants, und genau deshalb kostet es weniger als eine neu gebaute Anwendung.
Das zweite Beispiel stammt aus meinem eigenen Betrieb. Für einen Onlinehandel läuft eine Anwendung, die eingehende Bestellungen automatisch prüft, Adressen abgleicht, den Einkauf beim Lieferanten anstößt, Sendungen verfolgt und Rechnungen an die Käufer verschickt. Aus mehreren Stunden Handarbeit am Tag wurde ein Blick aufs Cockpit. Solche Abläufe gibt es in fast jedem Betrieb. Man muss nur einmal ehrlich aufschreiben, was jeden Tag von Hand passiert.
Die drei Preisstufen für individuelle Software
Wer individuelle Software erstellen lassen will, fragt zuerst nach dem Preis. Software kostet so viel wie ihr Umfang. Deshalb gibt es bei mir drei Stufen mit „ab“-Preisen, und den festen Preis erst nach dem Anforderungsgespräch:
- Ein Software-Baustein für die bestehende Website beginnt bei 1.490 Euro: Kalkulator, Anfrage-Konfigurator, einfache Terminbuchung oder Dashboard, dazu 49 Euro im Monat für Betrieb und Updates.
- Eine individuelle Web-App mit Nutzern und Rollen beginnt bei 4.900 Euro und hat drei Größen: S ab 4.900 Euro mit erprobten Bausteinen, M ab 7.900 Euro für neue Bereiche wie Planung oder Warenwirtschaft, L ab 11.900 Euro für Anwendungen mit mehreren Rollen und Geräten. Der Betrieb liegt bei 99 bis 149 Euro im Monat.
- Eine einzelne Automatisierung beginnt bei 990 Euro, mehrere Schnittstellen als Paket bei 2.490 Euro, jeweils mit 49 Euro im Monat, weil Schnittstellen sich ändern und jemand sie am Laufen halten muss.
Wer nicht mit einer großen Einmalsumme starten will, kann mieten: 990 Euro Einrichtung, ab 249 Euro im Monat, 24 Monate Laufzeit, Kaufoption ab dem zwölften Monat. Alle Zahlen, eine Beispielrechnung für ein Planungstool und die Erklärung, warum ein fertiges Produkt weniger kostet als Maßarbeit, findest du auf orridesign.de/software.
Zur Einordnung: Eine Agentur kalkuliert für eine Web-App mittlerer Größe 15.000 Euro und mehr. Der Unterschied liegt nicht in der Qualität, sondern in der Struktur. Ein Einzelunternehmer mit erprobten Bausteinen hat weder Projektmanager noch Vertrieb, die mitbezahlt werden müssen.
So läuft ein Software-Projekt ohne Fass ohne Boden
Die größte Sorge bei individueller Software ist berechtigt: Projekte, die kein Ende finden und bei denen jede Rechnung höher ist als die letzte. Dagegen hilft ein klarer Ablauf, der vor dem ersten Euro feststeht.
Anforderung statt Wunschliste
Ein Gespräch im Betrieb oder per Video. Wir schreiben auf, was die Anwendung können muss, wer sie bedient, und genauso wichtig: was bewusst nicht enthalten ist. Diese Liste ist der Maßstab für den Festpreis. Alles, was später dazukommt, wird vorher besprochen und nach Stunden oder als neues Paket gerechnet.
Prototyp in sieben Tagen
Eine klickbare Vorschau mit deinen echten Begriffen. Beim Baustein kostenlos, bei der Web-App als Konzeptphase für 490 Euro, die voll auf den Festpreis angerechnet wird. Erst danach fällt die Entscheidung. Wer den Prototyp sieht, weiß, was er bekommt, und das ist bei Software mehr wert als jede Präsentation.
Etappen, Test-Tag, Betrieb
Die Umsetzung läuft in Etappen, jede kannst du sofort ausprobieren. Gezahlt wird 40 Prozent bei Start, 40 Prozent am Test-Tag mit echten Fällen und 20 Prozent bei Abnahme. Danach übernehme ich Updates, Sicherung, eine Stunde Anpassung im Monat und antworte werktags innerhalb von vier Stunden. Hosting und Domain laufen auf deinen Namen, den Quellcode bekommst du mit einem unbefristeten Nutzungsrecht. Was das für die laufenden Kosten bedeutet, gilt bei Software genauso wie bei der Website: transparent vereinbaren, nicht erst nach dem Start entdecken.
So findest du heraus, ob es sich für dich lohnt
Bevor du ein Angebot einholst, beantworte drei Fragen. Erstens: Welcher Ablauf kostet jeden Tag Zeit, obwohl er immer gleich läuft? Zweitens: Welche Daten werden mehr als einmal eingetippt? Drittens: Wofür zahlst du monatlich, ohne dass es wirklich zu deinem Betrieb passt?
Wenn dir zu einer dieser Fragen sofort etwas einfällt, lohnt sich der nächste Schritt. Was kostet individuelle Software erstellen lassen in deinem Fall? Das beginnt mit einem Gespräch, nicht mit einem Vertrag. Bitte dabei nicht um „eine Software“, sondern beschreibe den Ablauf, der dich nervt. Ein seriöser Partner nennt dann keinen Preis aus der Luft, sondern fragt nach Nutzern, Geräten, Ausnahmen und dem Ziel. Genau dort beginnt Software, die für deinen Betrieb arbeitet, statt ihn zu beschäftigen.
Die richtige Frage lautet am Ende nicht nur, was die Entwicklung kostet. Frage dich, was es dich jeden Monat kostet, wenn Bestellungen Provision abgeben, Termine am Telefon hängen und abends noch eine Stunde Excel wartet. Den Einstieg findest du auf der Seite Individuelle Software von Orri Design, alle Pakete für Webdesign, Bestellsystem und Software aus Wetzlar im Überblick auf der Preisseite.